檔案數字化掃描時，對掃描質量把控很嚴。操作中得把紙張放正，不能壓到紙張邊緣，要確保沒有遺漏或錯誤掃描的情況，切實保證圖像質量過關，要是發(fā)現有漏掃、壓邊的，得馬上補全、改正過來。掃描出的圖像順序要跟原檔案頁碼順序相符，不能錯亂顛倒，更不能有多頁、重復頁、漏頁這些問題。掃描登記也不容忽視，掃描的時候，工作人員要認真比對實際掃描的頁碼、頁數與前處理時填的是否一樣，不一樣的話，就得寫清楚原因以及想好處理辦法，報給采購人審核，得到同意后再按要求處理。一般掃描分辨率設為300dpi，要是案卷里字跡小、模糊或者排列密集，就得適當提高分辨率，讓掃描后的圖像清晰、完整、不失真，保證其打印效果不低于復印效果，方便后續(xù)利用。 加工場地的選擇及溫濕度等環(huán)境的控制不應不利于檔案實體的保護。北京城建檔案數字化服務公司

    在數字檔案室建設進程中，一方面要開發(fā)或選用理想的應用系統，使其具備完善功能、可靠安全、性能與易用特性，進而達成檔案數字化，推動檔案管理各環(huán)節(jié)走向自動化、網絡化。另一方面，依據建設要求，***優(yōu)化檔案工作流程，精細界定文件材料、聲像電子文件的歸檔范圍與保管期限，同時構建涵蓋電子檔案管理、利用、安保、應急處置的規(guī)章制度體系，明晰各方要求與權限，確保數字檔案資源管理井然有序，助力數字檔案室平穩(wěn)運行。此外，人才是關鍵支撐，應加大建設力度，借助培訓提升內部人員素養(yǎng)，或引進外部人才，為數字檔案室儲備既懂信息技術，又擅長信息資源管理、知識管理的復合型人才。分享在數字檔案室建設中，如何確保系統的安全可靠？怎樣確保數字檔案資源的規(guī)范管理？有哪些適合數字檔案室的應用系統？。 北京行政檔案數字化加工流程紙質檔案數字化過程中，應保存數字化項目信息、技術環(huán)境、數字化各類技術參數等方面的元數據。

一、儲備紙質檔案的正確方法環(huán)境條件溫濕度控制：溫度范圍控制在518℃，相對濕度維持在50%60%之間，有條件的可配備恒溫恒濕空氣調節(jié)器。若條件有限，也可以采用室內自然通風與放置無水氯化鈣、硅膠、石灰等簡易吸濕材料相結合的措施。光照控制：應安裝百葉窗或厚窗簾，避免陽光直射。照明度應嚴格控制，一般維持在30~50Lux為宜，可使用白熾燈并安裝防護玻璃罩或涂紫外吸收劑。衛(wèi)生防疫防塵措施：檔案室的墻壁和地面應選擇堅硬光滑的材料，以便于清潔。進入檔案室的人員需更換工作服并經過強風吹塵，防止灰塵帶入。二、需要預防的風險環(huán)境風險高溫、高濕或低濕、強光照等環(huán)境條件都可能對紙質檔案造成損害，如字跡褪色、紙張變形等。因此，必須嚴格控制檔案室的溫濕度和光照條件。管理風險檔案管理人員的不當操作，如頻繁翻動檔案、不及時清理灰塵等，都可能對檔案造成損害。因此，必須加強對檔案管理人員的培訓和管理，確保他們熟悉檔案的保護方法并嚴格遵守相關規(guī)定。

檔案局積極推動數字檔案資源管理相關的研究和實踐，發(fā)布了多項相關政策和規(guī)定。新增了檔案信息化建設專章，對系統建設、合法要件、移交接收等方面作出具體規(guī)定，為數字資源共享利用提供了法律支撐。此外，檔案局還發(fā)布了《檔案數字資源備份實施規(guī)范》等多項行業(yè)標準，規(guī)范了檔案數字資源的備份、管理、利用等方面的工作。這些標準的實施有助于企業(yè)建立完善的數字化檔案管理體系，提高企業(yè)信息資源的綜合利用效率。在實際操作中，各級檔案館也按照相關政策規(guī)定，開展數字化檔案的訪問和利用工作。例如，通過建設數字檔案館（室），大力開展傳統載體檔案數字化工作，及時以數字化檔案代替原件提供利用。同時，還采取各種形式研究、開發(fā)檔案資源，為各方面利用檔案資源提供服務。應科學建立紙質檔案數字圖像的存儲路徑，確保數據掛接的準確性。

檔案遠程服務利用系統

產品介紹

檔案遠程服務利用系統是根據高校檔案館實際業(yè)務需求開發(fā)而成的一站式檔案業(yè)務線上辦理平臺。平臺為廣大畢業(yè)生、用人單位、教職工等群體提供檔案業(yè)務辦理通道，互聯網用戶可通過該平臺在線申請業(yè)務辦理，將需求通過平臺反饋給檔案館，檔案館可直接在線辦理業(yè)務。系統提供多種業(yè)務辦理入口，如：成績翻譯、學歷學位證明、檔案轉遞辦理等多種業(yè)務類型；提供在線辦理、寄送辦理、預約現場辦理等多種辦理方式。極大的提高了檔案館業(yè)務辦理效率，減少了人員線下溝通成本。同時在各業(yè)務數據管理、統計分析等方面也為檔案館管理人員提供了詳細的業(yè)務記錄，便于管理者進行工作統籌和任務追溯。 應合理規(guī)劃、配備和管理紙質檔案數字化工作中的實施設備，確保實施設備高效及安全的執(zhí)行工作。北京業(yè)務檔案數字化服務方案

應加強對紙質檔案數字化工作的全流程安全管理。北京城建檔案數字化服務公司

    檔案管理系統具備不少特點。它以檔案局發(fā)布的《歸檔文件整理規(guī)則》為標準進行設計，專、業(yè)性強，操作簡便，易于上手。檔案數字化后的電子文件，依據歸檔整理規(guī)則，在企事業(yè)、單位、學、校等各行業(yè)均有應用。該系統主要包含檔案管理、查詢管理、用戶管理、系統維護、操作幫助等模塊，覆蓋資料登記、立卷歸檔、檢索借閱、檔案移交等各項日常工作，使檔案數字化處理流程規(guī)范有序，工作效率有所提升。它支持保存如word、excel、掃描文件等多種格式的電子文件，同時也支持通過瀏覽器在線預覽。 北京城建檔案數字化服務公司